Die Betreuungsvereinbarung wird bei der Anmeldung von DocGS erstellt und sollte vor Einreichung gründlich mit den Betreuern/Mentoren besprochen werden. Die Mitgliedschaft ist für alle Doktoranden kostenfrei.
Die Abgabe der Doktorarbeit kann erst nach Ende der zweijährigen Mitgliedschaft erfolgen.

Wenn Sie Mitglied eines der anderen möglichen Graduiertenzentrumen sind, fügen Sie den einzureichenden Unterlagen bitte die entsprechende unterschriebene Betreuungssvereinbarung bei.

Die Einbeziehung in das akademische Umfeld der TUM muss durch der Teilnahme an einer vom GCMH anerkannten Forschungsgruppe der TUM, dem TUM Universitätsklinikum (TUM-UK) oder einer der öffentlichen akademischen Forschungseinrichtungen erfolgen.
Falls Sie nicht an der TUM, dem TUM-UK oder einer vom GCMH anerkannten, öffentlichen, akademischen Forschungseinrichtung angestellt sind, dort aber einen Arbeitsplatz besitzen und an diesem auch regelmäßig arbeiten, zählt dies trotzdem als Mitarbeit in einer Forschungsgruppe und ist somit genug um die Präsenzzeit zu erbringen.

Sollten Sie keinen Arbeitsplatz dort besitzen und ihr Betreuer nicht an den Standorten dieser Einrichtungen in München tätig sein, muss ihr Mentor berufener Professor der TUM School of Medicine and Health sein und Sie müssen die Einbindung in das akademische Umfeld der TUM am Ende Ihrer Promotionszeit durch einen Selbstbericht und entsprechende Belege (Teilnahmenachweise) darlegen.

Notwendige Dokumente:

• Anhang zum Projektplan über die aktive Einbindung ins akademische Umfeld
• Selbstbericht über die aktive Einbindung (muss am Ende der Promotionszeit eingereicht werden)

Die Teilnahme am Auftaktseminar innerhalb der ersten 6 Monate des Promotionsprojekts unterstützt Sie dabei, Sie auf die wissenschaftliche Arbeit vorzubereiten und persönliche Netzwerke zu fördern. Das Auftaktseminar wird von der TUM-GS angeboten. 

Bitte beachten Sie: Um sich für ein Kick-off-Seminar anzumelden, müssen Sie Mitglied oder vorläufiges Mitglied der TUM-GS sein! Falls Sie keinen TUM Zugang haben, könnten Sie ihn beim Erstbetreuer beantragen.

Das Seminar ist verpflichtend für alle Doktoranden, die sich ab 01.01.2017 an der Fakultät für Medizin / School of Medicine and Health angemeldet haben, auch für Mitglieder thematischer TUM Graduiertenzentren. Die Veranstaltung im Umfang von ca. 3 Stunden wird vom GCMH regelmäßig angeboten (Anmeldung über DocGS, Suchbegriff Gute wissenschaftliche Praxis Medizin).
Die GWP-Einführung im Rahmen der Auftaktveranstaltung ist nicht ausreichend für den Abschluss dieses Qualifizierungselements.​​​​​​​
Die Teilnahme soll innerhalb des ersten halben Jahres des Promotionsvorhabens erfolgen.

Spätestens 6 bis 12 Monate nach Eintritt in die TUM-GS findet ein erstes Feedbackgespräch zwischen Doktorand, Betreuer und Mentor statt. Mindestens ein weiteres Feedbackgespräch findet im Laufe der weiteren Promotionszeit statt.

Wichtige Dokumente:

• Vorlage Feedbackgespräch
• Thesis Committee Guidelines

Sie müssen eine eingereichte Veröffentlichung einer Originalarbeit in einer begutachteten Zeitschrift mit peer-review Verfahren,  in der Regel als Erstautor, nachweisen.

Bitte melden Sie sich beim GCMH, falls Sie nicht sicher sind, ob das Journal anerkannt wird.

Um das Qualifizierungselement Diskussion in der internationalen Fachöffentlichkeit nach der neuen Promotionsordnung (Anmeldung ab 01.10.2021) zu erfüllen, müssen Sie eine der folgenden Konstellationen nachweisen:

• akzeptierte Erstautorpublikation in einem internationalen Journal mit Peer-Review Verfahren, oder
• akzeptierter Erstautortagungsbeitrag bei internationaler Tagung mit Peer-Review Verfahren in Verbindung mit einer eingereichten Erstautorpublikation in einem internationalen Journal mit Peer-Review Verfahren oder
• akzeptierter Erstautortagungsbeitrag bei internationaler Tagung mit Peer-Review Verfahren in Verbindung mit einer angenommenen Coautorpublikation in einem internationalen Journal mit Peer-Review Verfahren

Bitte melden Sie sich beim GCMH, falls Sie nicht sicher sind, ob das Journal anerkannt wird.

Alle anzurechnenden Veranstaltungen müssen fachlich zum Thema der jeweiligen Dissertation passen und über die gesamte Dauer des Promotionsprojekts besucht werden. Die fachlichen Veranstaltungen werden weder von der School speziell für dieses Programm angeboten noch zentral aufgeführt - die fachlichen Veranstaltungen sollen von den Doktoranden und ihren Betreuern selbst zusammengestellt und zur Anerkennung beim GCMH eingereicht werden.

Viele fachliche Veranstaltungen sind kostenfrei. Falls dennoch Kosten für die Veranstaltungen anfallen, haben die Doktoranden diese selbst zu tragen.
Sollten Sie Fragen zur Anerkennung einer Veranstaltung haben, schicken Sie uns bitte genaue Informationen zur Veranstaltung (z.B. Programm, Flyer). 

Beispiele für häufig anerkannte Veranstaltungsformen:

• Sommer-/Winterschulen
• Methodenkurse, Workshops (e.g. EMBO courses, satellite workshops, Felasa-B)
• Doktorandenseminare, Lab-Meetings, Journal Clubs*
• Seit August 2020 werden Konferenzen / Tagungen / Wiss. Symposien als fachliche Qualifikationen anerkannt:
  • in einem Umfang von maximal 2 SWS (=21 Zeitstunden) während der gesamten Promotionszeit
  • Der Betruer bestätigt die Wichtigkeit der Tagung für den entsprechenden Forschungsschwerpunkt
  • Der Doktorand weist die Zeitstunden nach, in denen er am Kongress teilgenommen hat
    ​​​​​​​

Es werden auch Online-Veranstaltungen anerkannt, wenn sie einen interaktiven Charakter haben, d. h. ein Live-Austausch zwischen Referenten und Teilnehmer möglich ist.

Nicht als fachlich-wissenschaftlich anrechenbar sind folgende und ähnliche Veranstaltungen:

• Hospitationen
• Angebote virtueller Hochschulen, Webinare, o. ä. ohne interaktiven Charakter (siehe oben)
• Soft Skills Kurse (ggf. anrechenbar als überfachliche Veranstaltungen

* Anrechnung über Laufzettel, versehen mit Datum, Zeiten, Thema, Ort und Name, und mit Unterschrift von Betreuer/Veranstalter

The supervision agreement is generated at the time of registration in DocGS and should be thoroughly discussed with supervisor and mentor before submission.
Membership is free of charge for all candidates. The doctoral thesis can only be submitted at the end of the two-year membership.

If you are a member of another Graduate Center, please also include the corresponding signed supervision agreement with the rest of the documents to be submitted.

Integration into the TUM academic environment can be demonstrated by being part of a research group of TUM, MRI or one of the public academic research institutions recognized by the GCMH.
If this is not the case, but have a workplace there and work there regularly, this  still counts as active participation.
If you do not have a workplace at TUM, MRI or a public academic research institution recognized by the GCMH, and your supervisor is not based at one of these institutions in Munich, then your mentor must be an appointed professor of the Faculty of Medicine. At the end of your doctoral period you must also demonstrate your inclusion into the TUM academic environment by submitting a self-evaluation report and provide proof of attendance for the events that are recognised by GCMH.

Documents needed:

• Plan for the Participation in the Scientific Environment of the TUM
• Self-evaluation report on the Participation in the Scientific Environment of the TUM (to be submitted at the end of doctoral studies)

Taking part in a Kick-Off Seminar during the first 6 months of your doctoral project serves as first preparation for your scientific work and promotes personal networks. The Kick-Off seminar is organized on a weekly basis by TUM-GS. 

Please note: In order to register for a Kick-Off seminar, you must be a member or a provisionary member of TUM-GS! In case you do not have a TUM access, your first supervisor can provide you with a TUM guest access.

Attending a Good Scientific Practice seminar is compulsory for all doctoral candidates registered as of January 1, 2017 at the School of Medicine and Health, and for members of other thematic graduate centers. This three-hour seminar is regularly offered by the GCMH (apply through DocGS, search for “Good Scientific Practice Medicine”). The introduction into good scientific practice contained in the kick-off seminar is not sufficient to achieve this qualification element.​​​​​​​
Attendance should take place within the first six months of your doctoral project.

The first committee meeting between doctoral candidate, supervisor(s) and mentor must take place  6 to 12 months after joining TUM-GS. At least one further committee meeting must take place during the course of the project.

Important documents:

• Template Feedback Meeting Report
• Thesis Committee Guidelines

The doctoral research project should be presented in the international community in the form of at least one publication in a peer-reviewed journal (usually as first author).
Please consult GCMH (gcmh.mh@tum.de) if you are unsure whether a journal meets these criteria.

Everybody that joined the program after Oct 1st 2021 (or all that decided to actively adopt all of the new doctoral regulations) must fulfill one of the following points:

• accepted first author publication in an international, peer-reviewed journal or
• accepted first author conference contribution at an international peer-reviewed conference in combination with a submitted first author publication in an international peer-reviewed journal or
• accepted first author conference paper at an international peer-reviewed conference in conjunction with an accepted coauthor publication in an international peer-reviewed journal.

All subject-related courses must be related to the topic of the dissertation and should be attended over the entire duration of the doctoral project. The subject-specific courses are neither offered by the School specifically for this program nor listed centrally – they must be arranged independently by the doctoral candidate and their supervisors, and submitted to the GCMH for approval. The subject-specific courses are neither offered by the School specifically for this program nor is there a list of all courses on offer.

If you have questions concerning the recognition of courses, please contact us with the exact information about the course (program, flyer, etc.). 

Some course types that are commonly recognized:

• Summer-/winter schools,
• Method courses, workshops (e.g. EMBO courses, satellite workshops, Felasa-B)
• lab courses, Doctoral seminars, lab-meetings, journal clubs*
• From Summer 2020 we accept conferences, symposia and similar events as subject-related courses:
  • up to max. 2 SWS (21 hours) per candidate per doctoral degree
  • they have to be closely related to the topic of the dissertation
  • the first supervisor has to confirm that the conference was relevant for the candidate
    ​​​​​​​

We approve online events, too, if they have an interactive character, i.e. where a live exchange between speaker and participant(s) is given.

Not accreditable as subject-related courses:

• internships
• Offers of virtual universities, webinars, or similar without interactive character (see above)
• soft skill courses (may be credited as transferable skills training)
   

*Confirmation by running sheet, including the name, date, place, times, topic and signature of the supervisor/organizer

If the candidate does not have a first author publication, he can file an exception request through the Experimental Medicine Steering Committee. This is only possible in justified exceptional cases.

• This requires:
  An explanation from the first supervisor why it was not possible for the candiddate to prepare and submit a first author publication.
• A publication list (the doctoral candidate must be able to offer a substitute publication(s) in the form of co-authorship or must be able to demonstrate first authorship in the near future)
• A statement from the first supervisor as to what proportion of the research from the publications was the candidate's.